Politique de confidentialité

I. Mentions légales

Le site complyone.fr a été créé pour COMPLYONE, qui fait partie du portefeuille de marques de la SARL YSF.

Éditeur du site Internet :

Dénomination sociale de l’éditeur : SARL YSF
Statut de la société : Société à responsabilité limitée unipersonnelle
RCS : 804 934 842
N° TVA intracommunautaire : FR 14 804934842
Capital social : 2 000 €
Siège social : 97 Avenue de Villiers, 75017 Paris
Adresse électronique : yael.sitbon@complyone.fr

Représentant légal : Yaël Sitbon, Gérante
Nom du Directeur de la publication : Yaël Sitbon

Hébergeur du site Internet :

Dénomination sociale de l’hébergeur : IONOS BY 1&1
Statut de la société : Société à responsabilité limitée
RCS : 431 303 775
N° TVA intracommunautaire : FR 13 431303775
Capital social : 100 000 €
Siège social : 7 place de la Gare, BP 70109, 57201 Sarreguemines

Représentant légal : Matthias STEINBERG, Gérant

II. Politique relative aux cookies

Le site https://www.complyone.fr utilise des cookies techniques afin d’améliorer votre expérience de navigation et d’assurer le bon fonctionnement des services et fonctionnalités proposés sur notre site.
Un « cookie » est un fichier texte qui contient une petite quantité d’informations, installé sur le terminal des Personnes Concernées par le Traitement comme l’ordinateur, la tablette ou le smartphone et utilisé pour consulter le site https://www.complyone.fr.

Pour plus d’information sur les cookies déposés sur notre site, nous vous invitons à consulter notre politique de cookies (https://complyone.fr/politique-de-cookies/).

Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser vos choix relatifs à l’utilisation de ces cookies, et ce à tout moment à l’aide du bandeau « gestion du consentement des cookies » figurant en bas de page. 

III. Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

La SARL YSF propriétaire du site Complyone (ci-après « YSF ») respecte rigoureusement le Règlement nᵒ 2016/679, dit règlement général sur la protection des données, le texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel (ci-après « RGPD »), ainsi que la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dite Informatique et Libertés et fait de la protection des données personnelles de ses clients, partenaires, prospects et candidats au recrutement une de ses priorités.

Dans le cadre de la gestion du Site, YSF est amenée à collecter et à traiter les données à caractère personnel des utilisateurs du site, des prospects et de ses clients (ci-après « Personnes Concernées »).

YSF est attachée à la protection des données personnelles des Personnes Concernées et s’engage à respecter les hauts standards de sécurité pour la protection de ces données personnelles lors de leur collecte et de leur traitement, dans le respect de la règlementation applicable.

Cette Politique de confidentialité et de protection des données personnelles a pour objectif d’exposer et de définir les modalités et conditions de traitements des données à caractère personnel des Personnes Concernées.

Date de mise en vigueur de la Politique : 05/03/2020

YSF se réserve le droit d’apporter toute modification que la société jugera nécessaire à la présente Politique. En cas de modifications ultérieures, YSF prend l’engagement de publier dans les meilleurs délais la version actualisée sur le présent site https://www.complyone.fr, avec une mention indiquant la date de dernière mise à jour.
En conséquence, YSF recommande aux Personnes Concernées de vérifier régulièrement le site Internet afin de rester informées de tout changement ou mise à jour de la présente politique.

1. Définitions

Personne Concernée : désigne toute personne qui navigue sur le Site et utilise les services, soit en tant que simple internaute, soit en tant que prospect, soit en tant que Client de YSF.

Site : désigne l’ensemble du Site, des pages et des services en ligne proposés par YSF, accessible à l’adresse suivante www.complyone.fr.

2. Responsable du traitement

YSF dont le siège social est situé 97 avenue de Villiers, 75017 Paris
– inscrite auprès du RCS de Paris sous le numéro 804 934 842

– est le responsable du traitement des données personnelles qu’il collecte et traite dans le cadre du fonctionnement du Site https://complyone.fr/.

YSF, responsable de traitement au sens du RGPD et de la Loi dite « Informatique et Libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978, s’engage à respecter ses obligations en matière de protection des données à caractère personnel. Elle utilise les données des Personnes Concernées de manière responsable, et confidentielle à travers les moyens et conformément aux finalités des traitements qu’elle met en place.

Pour toute question relative à la gestion et à l’utilisation faite de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous joindre à yael.sitbon@complyone.fr, ou par courrier à YSF, 97 avenue de Villiers, 75017 Paris.

Dans le cadre de ses activités d’audit, de mise en conformité, de maintien en conformité et de conseil, YSF agit en tant que Responsable de Traitement au sens du RGPD.

Les conditions d’exécution des Traitements réalisés dans le cadre de ces activités sont décrites dans le contrat signé avec le client et ne sont pas couvertes par la présente Politique.

3. Données personnelles collectées

YSF est amenée à collecter et à traiter différents types de données personnelles dans le cadre de l’utilisation du Site et de ses activités.

Lorsque les Personnes Concernées naviguent sur le Site, YSF peut collecter certaines données dont la majorité sont fournies volontairement par les Personnes Concernées ou par les tiers autorisés, notamment par le biais des formulaires de contact. Les données personnelles susceptibles d’être collectées concernent :
– Les coordonnées de contact des Personnes Concernées (nom, prénom, adresse mail)
– Les informations relatives aux structures professionnelles des Personnes Concernées (nom de la Société) ;
– Le contenu du message des Personnes Concernées, ainsi que toute information communiquée ultérieurement lors des échanges ;
– Les qualifications des candidats dans le cadre de candidatures spontanées (CV …).

Et plus généralement toute donnée personnelle qui aura été transmise à YSF dans le cadre de la navigation sur le Site.

4. Finalités des données traitées

YSF collecte et traite certaines données à caractère personnel reçues directement des Personnes Concernées à travers son formulaire de contact, dans le cadre de son activité de prospection de clientèle.

Les données susceptibles d’être collectées sont soumises à des traitements pour les finalités explicites, légitimes et déterminées suivantes :
– Le bon fonctionnement et l’amélioration du Site ;
– La gestion des réponses aux demandes d’informations ;
– L’exécution de mesures précontractuelles ;
– La proposition d’offres ;
– La gestion des rendez-vous ;
– La gestion des clients et des prestataires de YSF ;
– La gestion des dossiers clients.

YSF collecte et traite les données à caractère personnel des Personnes Concernées dans le cadre de son activité d’audit, de mise en conformité et de maintien de la conformité pour assurer la gestion de la relation contractuelle entre la Société et ses clients (gestion des dossiers clients, facturation, gestion des demandes d’audit, de mise en conformité, suivi du maintien de la mise en conformité).

5. Minimisation des données collectées

Chaque formulaire de contact présent sur le site limite la collecte des Données personnelles au strict nécessaire pour assurer une gestion efficace des demandes des Personnes Concernées.

Les données signalées par un astérisque sur chaque formulaire sont indispensables pour que vos demandes aboutissent. Les autres informations, facultatives, permettent une meilleure communication et gestion de vos demandes.

6. Communication des données personnelles

Les données à caractère personnel collectées et traitées par YSF dans le cadre de la navigation des Personnes Concernées sur le Site ne sont accessibles qu’au personnel de YSF habilité.

Elles ne peuvent faire l’objet de communication aux tiers à des fins de prospection commerciale.

YSF met tous les moyens en sa possession pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel confiées par les Personnes Concernées, dans le respect des lois et règlement en vigueur.

Les données à caractère personnel collectées et traitées par YSF peuvent éventuellement être accessibles aux prestataires de services techniques agissant au nom et selon les instructions de YSF.

Ces prestataires utiliseront les Données personnelles des Personnes Concernées dans la limite du strict nécessaire et dans le respect des exigences légales. Ces Données personnelles sont protégées selon les mêmes standards de protection mis en place par YSF.

YSF pourra communiquer à des tiers les Données à caractère personnel collectées et traitées si la loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire le requiert, ou si cette communication est nécessaire dans le cadre d’un contentieux.

YSF s’assure que ces Tiers sont situés au sein de l’Union Européenne et répondent au même degré de protection des données que le pays de résidence des Personnes Concernées.

7. Sécurité des données personnelles

Les données personnelles collectées et traitées par YSF le sont au travers d’un service Cloud, dont le serveur est hébergé en Europe, géré uniquement par YSF, sans aucun recours à un prestataire tiers.

Toutes les mesures organisationnelles et techniques ont été prises afin de garantir une sécurité optimale des locaux et du système informatique de nature à prévenir toute atteinte pouvant être portée à l’intégrité des données personnelles collectées et traitées (accès non autorisé, divulgation, altération, destruction ou perte).

Ces mesures prennent la forme d’un accès limité aux Données par le personnel habilité à y accéder, les garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire externe, ainsi que l’examen régulier des pratiques et Politique de confidentialité ainsi que des mesures de sécurité physiques et logistiques mises en place.

8. Conservation des données

Les données personnelles des Personnes Concernées sont conservées le temps du traitement de votre demande de contact, et de la relation contractuelle si elle se noue. Elles sont également conservées pour répondre aux exigences légales et réglementaires en vigueur.

Pour la gestion de notre relation commerciale et le suivi clientèle, les données des Personnes Concernées sont conservées trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale pour un client. Au-delà les données sont archivées pour la période où la responsabilité du responsable de traitement peut être mise en cause.

En cas d’issue positive à une candidature, les données personnelles des Personnes Concernées seront conservées pour le temps de sa présence au sein de YSF et après son départ pour la durée de conservation légale applicable.
En cas d’issue négative à une candidature, les données personnelles des Personnes Concernées seront conservées pour six (6) mois, sauf opposition de la Personne Concernée. Elles pourront dans tous les cas être détruites sur simple demande de la Personne Concernée, dans un délai maximum de un (1) mois à compter de sa demande.

Pour les cookies, les informations stockées dans le terminal des Personnes concernées ou tout autre élément utilisé pour les identifier à des fins de statistiques d’audience ne sont pas conservées au-delà d’une période de six (6) mois. Au-delà de ce délai, les données de fréquentation brutes collectées sont supprimées ou anonymisées.

Les données de fréquentation brutes associées à un identifiant utiles à assurer le bon fonctionnement et l’amélioration permanente du Site et de ses fonctionnalités sont conservées pendant une durée de treize (13) mois maximum. Au-delà de ce délai, elles sont supprimées ou anonymisées.

Dans tous les autres cas, les données personnelles des Personnes Concernées sont conservées pendant un délai de cinq (5) années à compter de la dernière prestation réalisée par YSF, dans le seul but de préserver ses droits dans l’hypothèse d’un éventuel contentieux.

9. Droits des Personnes Concernées

Les Personnes Concernées sont informées qu’elles disposent, dans les conditions prévues par la loi, d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de leurs données personnelles, ainsi qu’un droit de limitation et d’opposition au traitement de ces données.
Les Personnes Concernées peuvent également prévoir le sort de leurs données après leurs décès.

Les Personnes Concernées disposent du droit de former une réclamation auprès de la CNIL, dont le site internet est accessible à l’adresse suivante : http://www.cnil.fr et dont le siège est situé 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris.

Pour les traitements réalisés sur la base du consentement, les Personnes Concernées peuvent retirer ce consentement à tout moment, sans frais, et par tout moyen en formulant une demande auprès de YSF.

En plus des informations ci-après, YSF invite les Personnes Concernées à consulter le site de la CNIL http://www.cnil.fr.

• Droit d’accès : Les Personnes Concernées ont le droit d’obtenir de YSF en tant que responsable du traitement, la confirmation que des données à caractère personnel les concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel (article 15 du RGPD)
• Droit de rectification : les Personnes Concernées disposent du droit de demander à YSF de rectifier les données à caractère personnel les concernant et qu’elles jugent inexactes. Ces données peuvent être complétées, y compris par l’ajout d’une déclaration complémentaire (plus d’informations à l’article16 du RGPD)
• Droit à l’effacement : les Personnes Concernées disposent du droit d’obtenir de YSF, en tant que responsable du traitement, l’effacement de leurs données personnelles dans les conditions prévues à l’article 17 du RGPD ;
• Droit à la portabilité : les Personnes Concernées ont le droit, dans certaines conditions, d’avoir accès aux données à caractère personnel qu’elles ont fourni à YSF (article 20 du RGPD).

La communication de ces données se fait dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par la machine. Ce droit s’applique uniquement aux données fournies lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat, et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.

• Droit à la limitation du traitement : les Personnes Concernées peuvent obtenir de YSF la limitation du traitement de leurs données personnelles dans les conditions de l’article18 du RGPD.
• Droit de retirer leur consentement : les Personnes Concernées ont le droit de retirer leur consentement au traitement de leurs données (uniquement dans l’hypothèse où ce traitement est fondé sur le consentement) en en faisant clairement la demande auprès de YSF.
• Droit d’opposition : l’article 38 du RGPD reconnaît aux Personnes Concernées ayant un intérêt légitime au sens de l’article 21 dudit Règlement, le droit de s’opposer à tout moment au traitement de certaines données personnelles les concernant.
• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Selon l’article 17 du RGPD, et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, toute Personne Concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve sa résidence habituelle, son lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, si elle considère que le traitement de données à caractère personnel la concernant constitue une violation du RGPD.

Lorsque vous exercez vos droits, YSF traitera vos Données personnelles à des fins de gestion de votre demande (civilité, nom, prénom, nature de la demande, réponse apportée), ces données seront conservées pendant une durée d’un (1) an.

10. Transfert des données à caractère personnel

YSF s’engage à ne pas transférer les données des Personnes Concernées en dehors de l’Union Européenne et à assurer un niveau de protection identique à celui du pays de résidence des Personnes Concernées.

Dans l’hypothèse où YSF devrait le faire, elle en informerait les Personnes Concernées en indiquant les mesures prises afin de contrôler ce transfert et s’assurer du respect de la confidentialité de leurs données.